Welk documentbeheersysteem heeft uw bedrijf nodig?
Alle bedrijven hebben documenten die ondertekend en gearchiveerd moeten worden, en om echt goed op orde te houden en de wet- en regelgeving te volgen, heb je een documentbeheersysteem. Dat betekent dat u zich niet hoeft bezig te houden met ordners en stapels papier - en in plaats daarvan achterover kunt leunen en weet dat uw documenten, overeenkomsten, beslissingen, offertes of beleid op een slimme en digitale manier gedocumenteerd zijn. op een slimme en digitale manier. Dat wat het systeem voor documentbeheer onder andere helpt, is dat u de juiste mensen autorisatie geeft en dat je snel en eenvoudig de status van de documenten moet kunnen achterhalen, bijvoorbeeld wat ondertekend is of niet en welke versie van het document van toepassing is. U krijgt zo een goed overzicht en volledige controle over de verschillende documenten van het bedrijf.
Met webgebaseerd documentbeheer hebt u toegang tot alles wat u nodig hebt, waar u ook bent. je nodig hebt, waar je ook bent, en dat je weet dat alles veilig is opgeborgen. Maar hoe moet je een documentbeheersysteem kiezen? Dat hangt af van wat voor soort persoon je bent bedrijf bent en in welke branche u opereert. Heb je een schaalbare oplossing nodig om mee te groeien mee te groeien? Of is een eenvoudige oplossing voldoende? Hoe modern moet het systeem zijn? Hoe Moeten uw stromen en processen worden geautomatiseerd? Moet het worden aangepast aan uw behoeften? Onthoud dat een goed systeem het bijna onmogelijk wordt om fouten te maken bij het verwerken van je documenten.
Welke documentbeheersystemen zijn er op de markt?
Een tool voor digitaal documentbeheer is vaak op veel verschillende manieren beschikbaar systeemstructuren. Sommige leveranciers zijn gespecialiseerd in de verwerking van digitale documenten, terwijl andere leveranciers een compleet managementsysteem aanbieden waarbij documentbeheer een module is. Met dit in gedachten zijn er zijn er veel leveranciers op de markt waarmee u een vergelijking kunt uitvoeren kunt maken en ook kunt filteren wat het meest geschikt is voor jou.
Vergelijk hier verschillende documentbeheersystemen op BusinessWith, voor om te zien wat het beste bij uw bedrijf past.
Snelle gids
Gerelateerde categorieën aan Systeem voor documentbeheer
Systeem voor documentbeheer BoekhoudsoftwareERPLijst van 29 verschillende Systeem voor documentbeheer
Snelle gids
Wat moet je eisen van je documentbeheersysteem?
Er zijn verschillende dingen waar u aan moet denken en die u als vereisten moet stellen als u weg bent zoek naar een documentbeheersysteem. Veel van de meer geavanceerde de systemen kunnen ingewikkeld zijn om te gebruiken en vereisen meer training, terwijl ze eenvoudige exemplaren missen soms de functies die u nodig hebt. Zorg er echt voor dat je kies systemen met zorg. Een goed idee is om het systeem echt te testen op om te zien hoe het in de praktijk werkt. De documentbeheersystemen werken verschillende goederen, afhankelijk van de behoeften die u heeft en in welke branche u actief bent. Naar het vinden van een perfect systeem kan moeilijk en op maat te maken zijn Perfectie is ook niet altijd gemakkelijk. Het belangrijkste voor Ik denk erover na dat het echt moet passen bij de werknemers die met hen samenwerken verschillende documenten. Een goed systeem bespaart u veel tijd, en maakt kan heel effectief bijhouden of uw documenten correct zijn gearchiveerd en dat ze snel kunnen worden gevolgd en doorzocht.
Voel je vrij om te eisen dat het systeem dat je kiest werkt als een mobiele applicatie. Dit komt omdat de werkplekken van vandaag steeds mobieler worden en dat de documenten moeten dan overal beschikbaar zijn. De mogelijkheid om via je mobiel in de documenten te werken, draagt bij aan meer flexibiliteit en bespaart vele malen tijd.
Ander advies van ons bij BusinessWith is om een systeem te kiezen voor documentbeheer dat echt gebruiksvriendelijk aanvoelt, kan indexeren automatisch en kan indien nodig in de toekomst worden uitgebreid. Buiten de gebaande paden denken het perspectief van de werknemer — het is nooit een goed idee om een nieuwe te implementeren systeem dat niemand begrijpt of gebruikt. Veranker je aankoop ervan het nieuwe systeem met de eindgebruikers. Eis van uw leverancier dat zij opleidingen kunnen geven indien nodig, en u helpen met educatief materiaal zoals e-learning of video's.
Vergelijk en kies documentbeheersystemen bij BusinessWith, of neem contact op neem contact met ons op als je meer hulp en begeleiding nodig hebt.
